Conheça os principais pontos do Decreto 10.278

O ano de 2020 marcou a adesão aos documentos digitais. Se eles eram entendidos como parte apenas das grandes corporações — envolvidas com tecnologia e consideradas inovadoras —, agora são uma realidade que recai sobre todos. Afinal, o Decreto 10.278 trouxe um novo significado para o armazenamento, o transporte e a validade de arquivos públicos e privados.

Compreender no que consiste a regulamentação em questão pode fazer toda a diferença na inteligência documental da sua empresa. Além de abrir as portas para a transformação digital, que já é concreta em todos os setores, ainda é possível se ater à lei na hora de adotar a cultura paperless em seu negócio.

Entenda mais sobre os principais pontos envolvidos no assunto e de que forma ele afeta a atualidade!

Definições do Decreto 10.278

Em linhas gerais, a ordem emanada pelo Planalto estabelece procedimentos que dão aos documentos digitais a mesma validade que suas versões físicas. Dessa forma, pilhas de arquivos e espaços designados apenas a eles se tornam dispensáveis.

Contudo, para que a mudança seja aplicada de maneira efetiva, é preciso contar com as ferramentas certas. Elas gerarão os novos documentos eletrônicos e promoverão ao seu armazenamento digital segurança, organização e centralização da informação.

Além disso, o Decreto 10.278 aborda, também, a Lei da Liberdade Econômica. Ele regulamentou o artigo 3° da Lei 13.874/2019, que já falava sobre o assunto. Por meio das modificações, foram percebidas uma menor burocracia e a facilitação da condução de empreendimentos, por exemplo. Assim, otimizaram-se os processos internos das organizações e a abertura de novos negócios.

Regras gerais de digitalização dispostas no documento

Para que todas as vantagens acima se tornem realidade, algumas regulamentações em termos da digitalização foram impostas. Elas advêm do artigo 4° do Decreto 10.278 e propõem:

  • a integridade do arquivo, bem como sua confiabilidade;
  • a auditabilidade e a rastreabilidade dos procedimentos usados pelas empresas;
  • o uso de padrões técnicos que garantam imagens claras e legíveis;
  • a confidencialidade dos documentos (caso seja possível);
  • a garantia de interoperabilidade entre sistemas informatizados.

Em outras palavras, nem todo sistema se certificará de que a digitalização está de acordo com a lei. É por isso que apenas negócios especializados e competentes estão aptos a realizar o procedimento. Também é fundamental que, após a transformação, haja proteção contra alterações, destruições e reproduções indevidas. A segurança das informações da empresa que passa pelo processo deve ser, sempre, uma prioridade.

Requisitos de digitalização que envolvem entidades públicas

É importante ter em mente as especificidades necessárias para digitalizar documentos públicos. Afinal, eles contam com regras que exigem que os arquivos em questão possam ser facilmente rastreados e auditados. Assim, tanto as organizações quanto seus representantes legais devem contar com certificação digital. Ela vale tanto em termos do e-CPF quanto no caso do e-CNPJ.

Também são amparados pelo Decreto os casos em que a digitalização é desnecessária e aqueles em que o documento em questão será descartado. Afinal, a proteção de dados é fundamental — ponto que será regulado em breve pela LGPD.

Ainda que a Lei Geral de Proteção de Dados não esteja em voga, é essencial que as corporações se adaptem a ela. Afinal, assim que passar a regular a segurança da informação das empresas, multas de grande porte serão aplicadas para aquelas que não seguirem suas diretrizes.

Mais uma vez, mostra-se fundamental a intervenção de negócios especializados em inteligência documental. O Decreto aponta que a contratação de terceiros, como no caso das organizações que decidam realizar o outsourcing de seus arquivos, é o contrato entre as partes (que deve ser construídos sob as bases da LGPD) que norteará a segurança de dados.

Requisitos de digitalização envolvendo particulares

Tanto na esfera pública quanto na privada, o Decreto visou resguardar o que já era dito na Lei 8.159, de 1991, chamada de Lei dos Arquivos. Nesse sentido, seu principal papel foi disciplinar as orientações que já existiam em outros universos legais. Dessa forma, seus impactos diretos em organizações particulares dizem respeito à simplificação e ao apoio à atuação no mercado.

Os requisitos são semelhantes aos já citados. Assim como no caso dos documentos públicos, é importante que os privados sejam válidos e confiáveis. É por esse motivo que o certificado digital também se mostra imperativo para promover confiabilidade às transações.

Enquanto as empresas não são obrigadas a deixar os arquivos físicos de lado, é extremamente benéfico que busquem fazê-lo. Ao contar com negócios especializados no assunto, elas asseguram, entre muitos outros fatores que serão citados a seguir, a adequada preservação das informações.

Papel das autoridades estaduais e federais

A regulamentação da digitalização de documentos e o seguimento do Decreto 10.278 serão realizados tanto na esfera estadual quanto na federal. É essencial que as empresas contratadas na intenção de auxiliar no processo de transformação documental atuem de forma a facilitar e resguardar a excelência das transações e informações das companhias. Esse, afinal, é um dos principais objetivos do Decreto.

Ao buscar pelos profissionais certos, é garantido o respeito ao que preveem as autoridades. Além de permitir que a digitalização seja realizada, eles disponibilizam as ferramentas necessárias para que você gerencie os arquivos com simplicidade (por meio do GED), integre softwares e apps — facilitando a gestão — e centralize os processos que dizem respeito a uma boa inteligência documental entre todos os colaboradores.

Dessa forma, os setores da organização podem funcionar em perfeito alinhamento, aprimorar sua produtividade, assinar digitalmente os documentos em questão e otimizar o espaço físico utilizado. A imagem corporativa também sofre grandes impactos, permitindo que a companhia seja vista com autoridade e garanta vantagem competitiva.

A FábricaInfo segue à risca as definições do Decreto 10.278. Ela é uma empresa especializada no assunto e que objetiva tornar simples e fácil a busca, a guarda e a manipulação de documentos, arquivos e materiais. Assim, proporciona um ganho tangível e que possibilita que seus clientes abram espaço e recebam a transformação digital.

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