digitalização de documentos

Conheça as dúvidas mais comuns sobre digitalização de documentos

A organização dos documentos nas empresas tem um papel estratégico, principalmente em um momento no qual o volume de informações e, consequentemente, a geração e a circulação de arquivos oficiais aumentam consideravelmente. Por isso, manter esse fluxo de informações internas funcionando adequadamente torna o seu negócio mais eficiente.

Sendo assim, é necessário tomar algumas medidas para que os trâmites de documentação e de arquivamento sejam mais ágeis. E um dos grandes aliados para isso é a digitalização de documentos. Você já a implementou em seu negócio? Se não, vamos tirar as principais dúvidas sobre o tema e explicar a importância desse processo nas organizações. Boa leitura!

O que é a digitalização de documentos e como funciona?

A digitalização de documentos cumpre o papel de modernizar o processo de geração de arquivos nas empresas. É a ação de transformar um arquivo impresso para o formato digital, utilizando um scanner profissional. Para que isso ocorra de forma consistente, são seguidos alguns procedimentos para torná-lo mais seguro, eficiente e com melhor organização.

Os documentos, assim, após o processo, poderão ser armazenados tanto em diretórios específicos em servidores físicos quanto na nuvem. Além disso, é possível utilizar sistemas de gerenciamento adequados para esse trâmite.

Assim, se precisar acessá-los, basta realizar uma pesquisa por palavra-chave, encontrando os arquivos importantes para o seu negócio, acelerando a resolução de questões que dependem deles para ocorrerem, minimizando a burocracia.

Quais são as etapas de digitalização dos documentos?

Mas afinal, digitalizar documentos é simplesmente escanear os arquivos? Na verdade, não! Isso porque ele exige metodologias de organização, para evitar perdas de informação.

Sendo assim, ao aplicar esse procedimento, é importante seguir algumas etapas fundamentais, garantindo que sejam aplicadas de forma consistente. Assim, garante-se maior eficácia e preservação dos seus documentos. Confira a seguir.

Preparação

A preparação é uma etapa fundamental em qualquer mudança, e na digitalização não é diferente. Afinal, pense que cada documento da sua empresa pertence a uma categoria específica (contratos de clientes, documentos contábeis, registros financeiros, entre outros) e, por isso, não devem ser arquivados juntos, por questão de organização.

Além disso, nem todos os documentos são requisitados com a mesma frequência, de forma que torna-se necessário definir prioridades no processo. A preparação, assim, permite definir esses pontos, bem como tornar o processo mais eficiente.

Essa etapa inclui os seguintes procedimentos pré-digitalização:

  • levantamento dos arquivos que estão em formato impresso em sua empresa;
  • análise do gênero dos documentos, verificando formulários para controle, volume e estado de conservação do acervo presente, bem como avaliando se há presença de documentos contaminados, se há existência de protocolos sobre arquivamentos, entre outros;
  • avaliação do material que está arquivado na empresa;
  • monitoramento dos principais documentos que passam pela empresa;
  • organização dos arquivos em categorias e criação de padrões;
  • delimitação de prioridades para a digitalização dos documentos;
  • definição de como serão feitos os arquivamentos, para melhor organização da documentação digital.

Como mencionamos, a hierarquização dos documentos é fundamental para o processo de digitalização. Ela pode considerar os seguintes pontos:

  • alfabético;
  • geográfico;
  • numérico;
  • assuntos ou ideográficos.

O planejamento deve incluir, também, quais métodos serão utilizados para:

  • o arquivamento em si (ficará em disco rígido, servidor local, na nuvem, em ambos, etc.);
  • a classificação dos documentos (quais serão as categorias e subcategorias a serem utilizadas no arquivamento);
  • tipo de ordem (como definir a prioridade na digitalização dos arquivos).

Outro ponto a ser definido diz respeito aos níveis de acesso: há documentos que, pelo seu teor, não devem ser acessados por todos os colaboradores, necessitando de maior sigilo. Nessa etapa, também, considere o planejamento de normas nesse aspecto, criando formas de proteger as informações relevantes para sua empresa.

Captura

Após realizar a sistematização, o planejamento e o registro das normas a serem utilizadas na digitalização, é hora de seguir para o processo de captura dos documentos. Contar com uma equipe interna para isso pode ser custoso, além de poder gerar algumas falhas.

Por isso, uma opção é contar com uma empresa especializada. Ela terá os equipamentos necessários, bem como tecnologia de ponta e equipes treinadas e especializadas, garantindo a segurança nos processos, a confidencialidade dos arquivos, a agilidade nos trâmites e a melhor organização.

Indexação

A indexação de documentos digitais (ou seja, o armazenamento dos arquivos) é a última parte do processo de digitalização e uma das que mais exige cuidados. Isso porque os erros nessa etapa podem trazer consequências severas, como registros errados e perdas de arquivos importantes. Para isso, é essencial observar alguns pontos, tais como os que vamos citar a seguir:

  • a escolha métodos de armazenamento, para evitar perda de tempo ao buscar documentos importantes;
  • a criação de pastas separadas para cada categoria de documentos;
  • a realização de backup de informações;
  • a opção pelo Gerenciamento Eletrônico de Dados (GED), que facilita não só a indexação, mas, também, uma melhor gestão dos arquivos quando for necessário o seu acesso.

Quais são as principais vantagens da digitalização de documentos?

A digitalização é um processo cada vez mais necessário nas organizações, em diferentes níveis. Se a sua empresa ainda trabalha com documentos em papéis, é importante saber quais são as principais vantagens em adotar a digitalização. Vejamos a seguir.

Redução de gastos

Um dos primeiros pontos, e um dos mais importantes, é a redução de gastos. Isso ocorre principalmente para aquelas empresas que trabalham com emissão de diversos documentos ao longo de um único dia.

Em vez de realizar diversas impressões, tendo gastos com papel e insumos para impressoras, a empresa poderá realizar todo o procedimento de forma digital — incluindo, por exemplo, legitimação de documentos, por meio da assinatura eletrônica, que tem validade jurídica, sendo totalmente seguro.

Você não precisará, também, alugar um espaço destinado para o arquivamento de documentos, contratos, entre outros. Afinal, todos os procedimentos passarão a operar no digital, o que dispensa o uso de espaço físico.

O processo de manutenção dos papéis, também, é mais custoso, quando comparamos as duas modalidades. Isso fica evidente, por exemplo, quando há a necessidade de poupar arquivos de umidade, luz solar, entre outras questões.

Otimização do tempo

Encontrar um arquivo físico, mesmo com uma boa organização no local, demanda um tempo considerável.

Em alguns casos, principalmente quando é fundamental encontrar o papel rapidamente, a demora pode representar perdas de oportunidades, possíveis atrasos para o cliente, demora em tomadas de decisões urgentes, entre outros.

Assim, basta entrar em um sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos e pesquisar o nome do arquivo demandado e ter acesso a ele em poucos minutos (até mesmo, em questão de segundos). Muito bom, não é mesmo?

Redução da burocracia

Para armazenar os documentos físicos de modo adequado, há uma série de burocracias para seu registro, o que pode gerar um tempo considerável para os responsáveis terminarem essa tarefa.

Além disso, pode-se delongar, também, o próprio processo de retirada do documento, devido aos trâmites burocráticos. Por exemplo, era comum que, em empresas maiores e, consequentemente, com arquivos consideravelmente grandes, fosse necessário realizar uma solicitação junto ao setor responsável e esperar o prazo necessário para recebê-lo.

Com os arquivos digitais, o acesso pode ser imediato. Se a organização está utilizando armazenamento em nuvem ou um Gerenciador Eletrônico de Documentos, eles podem ser encontrados rapidamente. Isso permite, inclusive, sua utilização por meio de qualquer dispositivo. Facilita-se, assim, a adoção ao home office.

Segurança das informações

Muitos documentos são fundamentais para o funcionamento da organização. Pense, por exemplo, em negócios que atuam com prestação de serviços, no qual para cada cliente novo há um fechamento de contrato.

Por isso, é fundamental garantir mecanismos de proteção desses documentos, permitindo manter a sua integridade, de forma que eles não se percam em casos de desastres. Imagine, por exemplo, que o local do armazenamento dos contratos passe por uma situação de catástrofe (incêndios, enchentes, desmoronamentos, entre outros), perdendo todo o arquivo.

Acidentes até mesmo banais podem causar prejuízos para o armazenamento de arquivos — por exemplo, a fragilidade de papéis antigos pode gerar rasgos, fissuras, avarias, entre outros problemas.

Com a digitalização, é possível prevenir perdas de informação, já que, em caso de danos, poderá recorrer ao backup em nuvem, em discos rígidos ou quaisquer que sejam os modelos do seu arquivo digital e recuperá-los de forma mais fácil.

Outro ponto é que esse processo permite gerar uma maior eficiência para promover níveis de acesso para os documentos. Afinal, muitos deles têm questões sigilosas e, portanto, nem todos podem acessar o conteúdo, sob pena de colocar a segurança da instituição em xeque.

Contribuição para promover a transformação digital nas empresas

A transformação digital é uma realidade que está se impondo nas empresas, nos mais diferentes níveis. A pandemia gerada pelo coronavírus mostrou isso de uma forma muito consistente: aquelas que não trabalhavam com o digital ainda tiveram grandes dificuldades neste momento.

A digitalização de documentos pode ser uma das portas de acesso para a adesão à transformação digital e levar o seu negócio para outro patamar.

Como escolher um bom fornecedor para a digitalização?

Como mencionamos, um ponto importante para ganhar eficiência nesse processo é ter um bom fornecedor para a digitalização dos documentos internos do negócio. Mas, para isso, também é fundamental identificar quem são os fornecedores mais indicados para esse tipo de atividade. Vamos mostrar os principais pontos a serem observados, a seguir.

Analise a tecnologia da empresa

A empresa fornecedora do serviço trabalha com tecnologias de ponta? Os equipamentos utilizados são, de fato, os melhores existentes no mercado? Isso é importante, pois a qualidade do scanner pode influenciar a legibilidade do documento.

Pense, por exemplo, em documentos antigos, mas ainda importantes, cujos papéis estejam já razoavelmente deteriorados. A legibilidade já poderá estar um pouco comprometida. Se o equipamento não realizar o escaneamento de forma consistente, poderá ocorrer um maior comprometimento do arquivo digital.

Busque por referências

Para identificar se a empresa trabalha não só com qualidade, mas com seriedade e de forma responsável, é fundamental buscar referências com outros clientes. Assim, você poderá averiguar questões importantes como:

  • comprometimento;
  • cumprimento de prazos;
  • qualidade da digitalização;
  • facilidade de comunicação com os gestores e responsáveis da organização;
  • suporte em caso de problemas e dúvidas, entre outros.

Preze pela qualidade

Ao escolher o fornecedor do serviço de digitalização, muitos gestores responsáveis observam duas métricas: preço e qualidade. Em alguns casos, dão preferência pelo primeiro ponto. Isso pode ser um tiro no pé — o famoso “o barato sai caro”.

Uma empresa que faça um serviço barato, mas não de qualidade, pode deixar a desejar: alguns arquivos podem ser digitalizados com problemas de legibilidade, ausência de determinados itens importantes, entre outros pontos que podem prejudicar a realização de atividades internas e de funções importantes em sua empresa.

Por isso, avalie o custo-benefício do processo. Lembre-se que a digitalização de documentos não é um custo para o negócio, e sim um investimento.

Alinhe as necessidades

Quando a organização conclui o planejamento para a digitalização dos documentos, ela deverá definir objetivos para o processo. Diante disso, o fornecedor precisa estar alinhado com essas ideias, abrindo uma comunicação eficiente para isso.

Se a empresa responsável não busca compreender qual a sua atual situação, as necessidades do seu negócio, de que forma os documentos estão alinhados com os objetivos específicos e o core business da organização, entre outros, bandeira vermelha!

Essas são as dúvidas mais comuns sobre a digitalização de documentos. Dominar esses pontos coloca a sua organização um passo à frente para ter um processo impecável. Você consegue entender, assim, como ele é feito passo a passo, suas vantagens e de que forma é possível encontrar um fornecedor confiável para esse processo.

Quer uma empresa séria e eficiente para realizar esse trabalho em seu negócio? Conte com a FabricaInfo. Realizamos todos os procedimentos de forma adequada para garantir maior eficiência na digitalização dos arquivos da sua empresa. Entre em contato e converse com um de nossos especialistas e saiba mais sobre nosso trabalho.

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