ged (gestão eletrônica de documentos)

Gestão eletrônica de documentos: como funciona e quais são os benefícios

Um sistema de GED (gestão eletrônica de documentos) pode ser um grande diferencial competitivo para qualquer empresa. Desde aquelas que precisam gerenciar apenas sua própria burocracia até organizações que oferecem o serviço a terceiros.

Trazemos, neste artigo, a explicação de como funciona um sistema desse tipo. Você conhecerá o conceito de gestão de documentos e de seu formato eletrônico. Acompanhe o conteúdo para saber quais são as vantagens de investir nesse recurso. Confira!

O que é gestão de documentos?

Toda empresa conta com documentos próprios. Algumas, como escritórios de contabilidade e de advocacia, ainda precisam fazer a gestão de documentos de terceiros, os seus clientes.

O conjunto de medidas e procedimentos que tem a finalidade de realizar a organização e o armazenamento dessas informações é chamado de gestão de documentos. Esse conceito engloba, ainda, o acesso à informação, delegando ou restringindo permissões.

O que é GED (gestão eletrônica de documentos)?

Originalmente, a forma concebida para realizar a gestão foi a física, organizando e classificando os documentos físicos. No entanto, com o passar do tempo e com a evolução da tecnologia, uma nova forma de trabalho surgiu.

Com o advento de softwares computacionais, originou-se a gestão eletrônica de documentos. Trata-se de um sistema de controle e organização desses registros de modo eletrônico. Um sistema GED é essencial em companhias que necessitam de segurança na gestão de seus manuais, normas e procedimentos.

Qual a importância de ter uma boa gestão de documentos?

Para todas as organizações, a burocracia mostra relevância em algum nível. Ter um bom controle sobre seus documentos pode significar a diferença entre fechar um negócio ou não, realizar o descarte de um documento valioso sem essa intenção ou mesmo gastar muito ou pouco tempo tentando acessá-lo.

No caso de organizações que realizam alto volume de negociações e geram múltiplos registros, ou então que precisam gerenciar a documentação de seus clientes, a gestão documental certamente está atrelada à sua sobrevivência no mercado. Principalmente considerando um cenário de crescente competição.

Como funciona a gestão eletrônica de documentos?

Um sistema de gestão eletrônica de documentos é usado para transformar os dados de uma empresa em decisões relevantes em seu dia a dia. É isso que vai proporcionar um conjunto de tomada de decisões que, se bem implementadas e executadas, transforma em sucesso o planejamento estratégico de longo prazo.

Algumas funcionalidades permitidas por um sistema de GED são:

  • realização de um eficiente controle de acesso às informações;
  • transparência na administração;
  • agilidade no processo de tomada de decisão;
  • controle do fluxo e da organização de documentos;
  • segurança na guarda dos escritos.

Além disso, um sistema de GED tem quatro grandes grupos de funcionalidades, que se desdobram em tantas outras. Ter tal conhecimento é importante no momento de decidir por esse tipo de controle documental.

Funcionalidades de captura

Essas funcionalidades dizem respeito ao modo como um sistema de GED realiza a captação das documentações a serem arquivadas. O ideal é que o sistema ofereça diferentes métodos de captura, visando ganhar agilidade no processo. Entre esses métodos podemos citar a captura por e-mail, por URL, drag and drop e envio de documentos.

Funcionalidades de organização

Tais funções são as responsáveis pelo modelo de organização dos arquivos e documentos que adentram o sistema. Os métodos de organização devem garantir a correta ordenação e identificação das informações. Assim, uma busca posterior a um dado pode ser feita rapidamente e com eficiência.

Podemos citar como exemplo os métodos de identificação sem pastas, os índices colocados de forma parametrizável e algum tipo de sugestão automática de identificação.

Funcionalidades de busca

Depois de devidamente capturadas e armazenadas, essas informações devem estar acessíveis a quem for de direito. Dependendo do volume de documentos, tornam-se necessárias funcionalidades eficientes de busca. Alguns tipos são a busca por conteúdo, por título, cliente ou data. O importante é que essa opção seja customizável dentro do sistema.

Funcionalidades de gestão e operação

É esse grupo de funcionalidades que permite a operacionalização correta do sistema. A atribuição de permissões, por exemplo, deve ser feita de modo correto. Assim, nenhum dado sigiloso é exposto a quem não deve ter direito de acessá-lo. Algumas funcionalidades são as próprias regras de permissão, compartilhamento via app e e-mail, e sistema de notificações.

Quais os benefícios de realizar uma GED?

Economia de tempo e espaço

Um ponto a ser observado é que a exigência da guarda da maioria dos documentos é de cinco anos. Em algumas situações, como na legislação trabalhista, pode chegar a 20 anos.

Com um sistema de GED eficiente, o volume que seria ocupado pela necessidade de guarda de documentos por tanto tempo torna-se reduzido. E mais: em uma eventual necessidade de consulta, o tempo gasto em um sistema é bem menor do que aquele despendido em arquivos físicos.

Aumento da produtividade

Ao diminuir o tempo de consulta a esses documentos, logicamente se ganha em produtividade. Mas os benefícios aparecem por outros motivos também, por exemplo, no fato de liberar o colaborador para realizar outras tarefas.

Há ainda a vantagem de compartilhamento em tempo real do mesmo arquivo, o que leva ao ganho de agilidade da operação como um todo. E a possibilidade de acesso remoto e impressão de documentos é mais um dos fatores de melhoria de desempenho.

Maior segurança das informações

Um sistema de GED pode armazenar dados de forma criptografada. Isso garante uma camada extra de segurança, pois ainda que o sistema seja eventualmente invadido, os registros não serão visíveis.

Além disso, se a guarda dos documentos eletrônicos for feita em nuvem, esses documentos ficam protegidos de acidentes, como chuvas ou incêndios. Comprovadamente, esse tipo de gestão documental aprimora a segurança dos seus usuários.

Um sistema de GED (gestão eletrônica de documentos) pode se mostrar um grande aliado no desenvolvimento das empresas. Escolhendo uma boa solução, uma organização pode ficar à frente de seus concorrentes ao ganhar em produtividade, já que o sistema garante agilidade e eficiência operacional à equipe.

Entendeu os benefícios trazidos pelo sistema de GED? Então, entre em contato com a FábricaInfo e solicite uma reunião com um de nossos consultores!

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