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Gestão de documentos: as melhores práticas e erros que devem ser evitados

A cultura data driven se destaca como uma ferramenta cada vez mais poderosa para o crescimento das organizações. Ela fomenta o uso de dados e, com isso, estimula a manutenção de fluxos de trabalho sem gargalos e falhas de comunicação. Contudo, a fim de que essa estratégia traga sucesso ao negócio, é preciso que a correta gestão de documentos seja executada.

O grande volume de informações com o qual as empresas precisam lidar tende a dificultar o armazenamento, o uso e o repasse de dados. Por meio de um gerenciamento profissional e da adoção do sistema paperless, incríveis resultados podem ser conquistados.

Se você deseja saber mais sobre as possibilidades disponíveis para otimizar a administração de seus arquivos, continue lendo este artigo!

Qual é a importância de uma boa gestão de documentos?

Não é incomum encontrar colaboradores que temem a substituição de papéis pelas opções digitais. Contudo, é importante ter em mente que, recentemente, o decreto 10278 passou a validar os arquivos digitais da mesma forma que os papéis físicos. Falar sobre esse fator é importante, pois ele está diretamente conectado a um bom gerenciamento de arquivos.

Quando executada com qualidade, a gestão de documentos tende a trazer diversas vantagens para as organizações. Um de seus princípios é a adoção do sistema paperless, ou seja, aquele que dispensa ou reduz ao máximo o uso de papéis nas empresas.

O primeiro benefício dessa mudança é bastante óbvio: a redução de custos. Afinal, ao investir em arquivos eletrônicos, mitiga-se a necessidade de imprimir, realizar manutenções em equipamentos e gastar recursos com armazenamento. Além disso, a administração especializada:

  • evita prejuízos advindo da perda de dados importantes;
  • impede que rasgos e os efeitos do tempo prejudiquem as informações;
  • otimiza a jornada de trabalho, uma vez que os colaboradores terão o que precisam sempre à mão;
  • facilita o compartilhamento de ideias com agilidade e simplicidade etc.

Em resumo, a gestão de documentos é fundamental para tornar a rotina muito mais descomplicada, em especial a dos profissionais que lidam com grandes volumes de papéis. Nesse momento, as inovações do setor podem ser de grande ajuda, como os softwares e serviços na nuvem.

Quais são as melhores práticas para fazer uma boa gestão de documentos?

A administração moderna e automatizada de arquivos segue alguns princípios. Eles devem ser adaptados de acordo com as necessidades da empresa. Contudo, são importantes na hora de garantir a maximização de recursos e todos os benefícios citados ao negócio. Confira!

Digitalização

Conforme dito, o primeiro passo de uma boa gestão de documentos é a mudança para o digital. Essa prática não é obrigatória, mas apostar nela permite que uma grande quantidade de dados armazenados sejam devidamente categorizados e segurados eletronicamente. Em outras palavras, toda a informação que você precisa estará disponível na nuvem, a uma distância de poucos cliques.

A fim de que a digitalização seja bem-sucedida, é fundamental que profissionais especializados a realizem. Eles impedirão qualquer perda de dados, se certificarão de tornar o acesso à informação muito mais simples e auxiliarão no próximo ponto importante ao bom gerenciamento: categorizar corretamente os itens eletrônicos.

Organização

De nada adianta tornar seus arquivos digitais se você não conseguir encontrar a informação que precisa com facilidade, certo? É por isso que organizar os dados é uma prática essencial à boa gestão de documentos.

Essa atitude deve ser tomada por meio do trabalho conjunto entre os profissionais de inteligência documental e os gestores e líderes da companhia. Em alinhamento, eles serão capazes de definir a melhor forma de arquivar os dados na nuvem, de maneira a garantir a maximização da praticidade.

Definição de fluxos e padrões para os documentos

Empresas que contam com diversos colaboradores e setores precisam encontrar estratégias que otimizam o acesso à informação que cada um deles necessita. Portanto, é interessante delimitar padronizações que ajudarão os membros da equipe a se localizarem rapidamente.

Enquanto os profissionais do financeiro precisam ter acesso aos fluxos de caixa com simplicidade, por exemplo, os de marketing terão outras necessidades. Definir padrões que permitam que cada colaborador encontre o que precisa de acordo com a demanda é uma excelente forma de garantir o bom andamento das tarefas rotineiras.

Ao digitalizar, organizar e simplificar o acesso à informação, toda a equipe estará a um passo da completa otimização de processos. Para torná-los ainda mais eficientes, é preciso evitar alguns dos equívocos que serão descritos a seguir.

Quais os principais erros cometidos na administração de arquivos e como evitá-los?

Se você decidiu investir na gestão documental e seguiu todos os passos acima, é hora de conhecer algumas falhas a serem evitadas. Ao fazê-lo, seu negócio conquistará os melhores resultados possíveis.

Não ter uma política de segurança

A LGPD é uma lei que fala abertamente sobre a proteção de dados. Além de adaptar sua organização a ela, é fundamental regulamentar o compartilhamento de documentos e informações internas. Uma política clara, objetiva e alinhada às necessidades da empresa é imperativa nesse sentido.

Guardar documentos estratégicos sem cópias

Mesmo que a gestão de documentos, quando realizada profissionalmente, seja bastante segura, é imprescindível ter cópias de todos os arquivos importantes. Essa atitude preventiva impede que problemas tomem forma e garante a segurança das informações fundamentais ao negócio.

Armazenar de maneira indevida

Se decidir manter alguns arquivos em seu formato físico, certifique-se de armazená-los corretamente. Nessa hora, compartimentos e prateleiras específicas para a função são as melhores opções. Aposte em alinhar as melhores práticas e cuidados junto à equipe.

Caso opte pelo armazenamento digital, tenha a certeza de contar com um software que opera na nuvem. Também é importante que ele seja de qualidade e que atenda integralmente ao decreto 10278. Finalmente, evite os perigos de armazenar os dados em um servidor local.

A gestão de documentos é essencial para o bom andamento dos negócios. Com as boas práticas sugeridas neste conteúdo em mente, não deixe de realizá-la de acordo com as especificidades da empresa a aproveite vantagens como otimização de processos, acesso simplificado à informação e segurança.

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