home office

Home office e digitalização: qual é a relação entre eles?

Muitas empresas ainda não dão o valor necessário ao trabalho de digitalização dos seus documentos. Mas diante da pandemia do novo coronavírus (COVID-19), inúmeras lideranças começaram a entender a relevância do assunto, para que os funcionários pudessem fazer o home office e, assim, darem continuidade às suas tarefas.

Essa evolução tecnológica tem beneficiado os processos e se tornou fundamental para expandir os negócios. Uma vez que os documentos estejam digitalizados e automatizados, a transferência de informações fica mais rápida e segura.

Quer entender do assunto? Neste conteúdo, você vai conhecer mais sobre o procedimento de digitalização e a relação disso com o home office. Vamos lá?

Saiba a importância de modernizar a sua gestão de documentos

Antes de fazer a digitalização das documentações da empresa, é relevante avaliar a estratégia e os processos que você deseja que sejam melhorados. Logo, estabeleça quais resultados pretende ter em curto, médio e longo prazo com essa ação.

Ao adotar a tática, a empresa terá possibilidades de implementar diversos recursos tecnológicos. Contudo, deverá determinar metas para identificar as ferramentas mais indicadas para otimizar a gestão dos serviços.

Afinal, sua aplicação deve dar suporte aos objetivos corporativos e estar alinhada ao departamento de tecnologia da informação, área que cuida dos bancos de dados, da gestão eficiente e da segurança.

Os profissionais envolvidos no processo devem ter qualificação para analisar os documentos e os fluxos, antecipar as falhas e garantir bons resultados. Uma boa solução é contar com uma empresa terceirizada que faça esse gerenciamento, entendendo os processos atuais do seu empreendimento e encontrando maneiras de aperfeiçoá-los.

Entenda o contexto de home office adotado pelas empresas

O home office traz o conceito de que os colaboradores podem realizar seus trabalhos a partir de casa. Por meio da internet e de sistemas específicos de cada negócio, os profissionais se mantém ligados ao ambiente de trabalho.

Esse procedimento já vinha sendo adotado por várias organizações no mundo e, com o surgimento do novo coronavírus, tornou-se praticamente obrigatório para promover o distanciamento social.

Nesse cenário, quem ainda não tinha feito a digitalização dos documentos e organizado a infraestrutura de comunicação a distância começou a enfrentar problemas. Conheça alguns deles.

Deficiência de comunicação entre a equipe

As equipes não estavam treinadas e qualificadas para realizar a troca de informações nem utilizar plataformas que permitem conversas em vídeo ou áudio pela internet, de modo que pudessem agilizar o andamento do trabalho. Diante disso, muitas empresas perceberam que suas comunicações estavam truncadas.

Ausência de motivação dos colaboradores

Como foi uma mudança rápida, tanto líderes quanto colaboradores sentiram dificuldades de se adaptar à nova forma de trabalho. E a ausência de processos virtuais para integrar os times em tempos de crise em muitas empresas afetou a motivação, um fator bastante relacionado à perda de produtividade.

Falta de acesso à documentação do negócio

Como os documentos não estavam digitalizados, os funcionários não tinham acesso a eles com facilidade e não havia plataforma específica para isso, provocando atrasos, retrabalho e falhas durante o processo.

Invista na digitalização da sua empresa e ganhe competitividade

A tecnologia e a digitalização dos documentos são essenciais ao trabalho a distância. Para isso, é necessário investir em equipamentos, boa conexão de internet, ferramentas seguras de armazenamento e compartilhamento de dados e treinamentos das equipes.

Com esses procedimentos, haverá uma gestão mais eficiente e automatizada, que proporcionará catalogação por categoria, elaboração de relatórios, redução de custos, agilidade na busca por informações, aumento de produtividade dentre outras vantagens.

Você viu por aqui que realizar um home office de qualidade, que permita a manutenção e a expansão da empresa, é um processo que exige cuidados, em especial com a digitalização dos documentos. E como comentamos, contar com uma empresa tercerizada é uma boa ideia para cuidar de documentos, arquivos e demais materiais da melhor maneira.

Considerou o artigo importante e conhece mais empresários que precisam aprender sobre o assunto? Então, compartilhe o post nas suas redes sociais para ajudá-los também!

Quer receber mais conteúdos como esse gratuitamente?

Cadastre-se para receber os nossos conteúdos por e-mail.

Email registrado com sucesso
Opa! E-mail inválido, verifique se o e-mail está correto.

Fale o que você pensa

O seu endereço de e-mail não será publicado.