A importância da segurança para seus documentos corporativos

Não precisa fazer parte do setor administrativo para saber a grande quantidade de documentos que é gerado por uma empresa. Seja ele físico ou eletrônico,  todos os dias são milhares de acesso aos mais diversos tipos de arquivos. Devido a isso, a segurança dos seus documentos empresariais é de extrema importância.

Você já deve ter se deparado com algum caso de falsificação, perda ou extravio de documentos. Mas afinal, como garantir que esse grande volume de documentos não seja alvo de falsificadores ou perdidos durante o manuseio?

No artigo de hoje vamos mostrar como garantir a segurança de seus documentos e ainda tornar o processo de busca mais dinâmico e intuitivo.

A importância da segurança dos documentos

Toda documentação gerada por um setor é de extrema importância para o funcionamento de uma empresa, o fácil acesso a esses arquivos é fundamental, mas como garantir que apenas as pessoas corretas tenham acesso a esses arquivos?

Antes de falar sobre os métodos de proteção aos arquivos é necessário entender a importância da segurança e organização dos documentos.

Imagine o que seu funcionário tenha que acessar um arquivo, mas seus documentos não estão organizados. Quanto pode lhe custar esse tempo perdido na busca por um arquivo que poderia ser acessado em apenas segundos?

Em resumo, seu documento deve ser acessível, porém com cautela para não cair nas mãos erradas.

Como garantir a segurança de seus documentos?

Existem alguns pontos que devem ser levados em conta quando o objetivo é segurança e organização de documentos.

Garanta a integridade de seus documentos

Escolha um software de gerenciamento que lhe permita ter um histórico de acesso e backup de seus arquivos.

Em um exemplo prático, imagine que um determinado arquivo precise ser acessado por mais de um funcionário no mesmo dia e que durante esses acessos o documento sofra uma alteração indevida. Se você estiver utilizando um software correto,  seu sistema irá fornecer um histórico de alteração e a opção de restauração. Dessa forma seus arquivos estarão sempre protegidos contra alterações indevidas e não autorizadas.

Qual a importância do controle de acesso

Como já citamos, o controle de acesso garante que a apenas pessoas autorizadas tenham acesso a seus arquivos.  Na prática, essa funcionalidade garante que seus documentos não tenham uso indevido ou perda de confidencialidade.

GED é a solução ideal para garantir a segurança de seus arquivos  

Com o Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), você garante segurança, integridade e muitos mais.

Ao escolher o software correto:

  • Seus documentos  tem acesso controlado para cada área da empresa. Isso garante que apenas as pessoas autorizadas possam acessá-los.
  • São todos salvos em nuvem, logo não há possibilidade de perda ou rasura que podem prejudicam a leitura do documento.
  • Não ocupa espaço, tanto físico quanto da memória dos computadores da empresa
  • O armazenamento fica muito mais organizado e de fácil localização.

Conheça o Godocs

O Godocs é um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos que atende integralmente as necessidades de pequenas, médias e grandes empresas.

Com o sistema Godocs é possível estabelecer um controle de acesso, além de políticas de segurança e descarte de documentos. Solicite já uma consultoria com nossos especialistas.

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