Transformação digital: saiba tudo sobre o assunto

A era da informação trouxe novos tempos e profundas mudanças para empresas de diferentes segmentos. A transformação digital é, hoje, um dos processos mais importantes para garantir não só diferenciais competitivos, mas a própria sobrevivência das organizações. Afinal, quem ainda não tinha adotado medidas de modernização das empresas encontrou grandes dificuldades com a pandemia do novo coronavírus.

Diante dessa importância — e da urgência de trazer esse contexto para a realidade das empresas —, é fundamental que você entenda o que é transformação digital, além de conhecer os impactos de sua adesão para o negócio. Continue a leitura e esclareça suas dúvidas sobre o tema!

O que é a transformação digital?

A transformação digital é uma revolução que vem acometendo as empresas nos últimos anos, sendo um conceito para o presente e não para o futuro. O objetivo é o uso da tecnologia para potencializar resultados, mudando a cultura interna, trazendo um contexto de modernização e eficiência para os negócios.

Ela surge com o advento das novas tecnologias digitais, que podem ser utilizadas no ambiente organizacional para uma série de atividades, tais como:

  • proteção de dados;
  • escaneamento de documentos;
  • automação de processos;
  • melhor comunicação entre setores, bem como entre cliente e empresa;
  • análise de dados para melhor tomada de decisões, entre outros.

Mas esse termo aborda muito mais do que a simples adoção de tecnologias — para que funcione adequadamente, é fundamental que ocorra uma mudança de mentalidade nos colaboradores e, ao mesmo tempo, na organização como um todo, para implantar esse conceito como um norteador no negócio.

É necessário, assim, mudar estruturas, rever princípios e processos que estão dentro dessa nova lógica. Isso auxiliará a adotar novas condutas a serem incorporadas no futuro e permitir processos mais eficientes e seguros, de forma geral.

Como promovê-la em sua empresa?

Para ter os benefícios trazidos pela transformação digital e levar o seu negócio para um novo patamar, é importante saber como implementá-la de forma adequada, trazendo os melhores resultados. Veja!

Mude o mindset da empresa

Como falamos acima, a simples adesão de tecnologias não caracteriza a transformação digital. Para que funcione adequadamente, em primeiro lugar, é fundamental mudar o mindset da empresa. Isso deve passar, principalmente, pelas pessoas envolvidas em todos os processos que serão alterados diretamente ou indiretamente.

Lembre-se que essas pessoas colocarão o projeto em prática. Sendo assim, não adianta criar princípios e colocá-los no papel se, na prática, você não inserir isso no mindset do negócio e nas rotinas dos trabalhadores.

Essa é uma transformação profunda e, portanto, exige paciência, pois demandará um tempo de adaptação para os colaboradores para começarem a executar suas atividades de acordo com esse novo cenário.

Por isso, lembre-se disso ao pensar em planos de implementação da transformação digital, considerando essa fase necessária para que todos se adequem às mudanças.

Algumas formas para realizá-la são:

  • mude questões da cultura interna da empresa;
  • crie rotinas de aprendizado;
  • incentive a capacitação constante dos seus colaboradores.

Treine os colaboradores

Um desdobramento do item anterior é treinar seus colaboradores para as tecnologias utilizadas em seu ambiente organizacional. Isso é fundamental, principalmente, para incluir aqueles funcionários que são de outra geração e não estão habituados com algumas ferramentas que serão implementadas em seu negócio.

Por exemplo, o setor de vendas de uma seguradora precisa acostumar-se a trabalhar com modelos digitais de contratos, bem como utilizando a assinatura eletrônica em seu dia a dia. Para minimizar erros e deixar seus colaboradores confortáveis com as atividades exercidas, é fundamental treiná-los para o uso das ferramentas no negócio.

Além disso, lembre-se de ressaltar nos treinamentos o quanto a transformação digital pode ser benéfica, também, para o próprio trabalho do funcionário. Isso fará com que ele aceite melhor as mudanças, evitando receios de substituição pelas ferramentas, entre outras restrições.

Foque o cliente

A mudança de mindset passa, também, por uma transformação na abordagem do negócio. Se antes havia uma tendência a focar o produto, a marca e a imagem do negócio, atualmente os esforços devem ser direcionados, prioritariamente, para o cliente.

Lembre-se que não é mais perdoável não focar em gerar experiências incríveis para o seu público. É fundamental atender e superar as expectativas. Isso porque há uma mudança na percepção dos clientes em relação ao processo de aquisição: eles entendem que precisam ser encantados, conquistados, pois são mais empoderados sobre o seu processo decisório.

Por isso, essa transformação digital precisa incluir, também, soluções que estejam direcionadas para satisfazer o cliente final. Caso contrário, os esforços poderão ser insuficientes.

Atente à cultura de inovação

A cultura de inovação diz respeito a uma nova forma de enxergar o trabalho em sua empresa, visando sempre otimizá-la por meio da adoção de ferramentas de inovação. Elas serão responsáveis por enxugar processos, gerar maior precisão e eficiência, melhorar a produtividade e garantir um pensamento inovador e moderno em toda a organização.

Ela é uma verdadeira cultura a ser implementada e, para isso, é importante desenvolver os seguintes passos:

  • busque conhecimento constantemente;
  • observe quais são as principais tendências e novidades do mercado;
  • conheça seu público-alvo, necessidades, expectativas e anseios;
  • não tenha medo de falhar;
  • mantenha a mente aberta para os mais diferentes tipos de inovação;
  • fique atento para compreender quais delas, de fato, se encaixam na proposta e no core business da sua empresa, entre outros.

Amplie a automação

Um dos pontos fundamentais da transformação digital diz respeito à automação. A possibilidade de minimizar índices de erros e falhas e conseguir gerar processos mais ágeis, sem precisar de intervenções diretas humanas, pode tornar a rotina da sua empresa mais fácil e produtiva.

Pense, por exemplo, no disparo de e-mail marketing sendo realizado de forma manual para centenas ou milhares de inscritos. Seria praticamente impossível! Por meio de ferramentas de automação, o conteúdo é disparado para o mailing de inscritos, que entrou automaticamente no banco de dados. Útil, não é mesmo?

As informações provenientes disso também entrarão de forma automatizada nos softwares de acompanhamento. Há, ainda, a possibilidade de geração de relatórios pelo próprio sistema. Útil e rápido para que os analistas de marketing possam conferir a eficácia das estratégias e compartilhar informações com o setor de vendas.

Promova a digitalização de processos

A digitalização é o processo de transformar informações que antes eram criadas e/ou armazenadas de forma analógica para o meio digital. Isso é muito claro, por exemplo, quando falamos em escaneamento de documentos.

Muitas empresas, até mesmo aquelas que operam com ferramentas e soluções tecnológicas, ainda adotam o armazenamento de documentos físicos, criando arquivos para guardar cópias de contratos, licitações, entre outros.

Em um contexto de transformação digital, até mesmo o próprio processo de assinatura de documentos pode ser feito sem a necessidade do analógico (ou seja, imprimindo o contrato, assinando-o e passando-o para o formato digital). Com isso, sua empresa ganha não só em economia de recursos, mas, também, em agilidade.

Quais os principais impactos da transformação digital nas organizações?

A transformação digital, como falamos ao longo deste texto, é uma verdadeira revolução para a mentalidade organizacional. Por isso, é natural que ela traga uma série de impactos importantes para a sua empresa. Vamos mostrar os principais a seguir.

Comunicação ágil

Ao adotar ferramentas que potencializam a troca de informações entre os colaboradores e mudar o mindset da empresa é possível agilizar os processos comunicacionais. Isso é importante para garantir algumas questões como:

  • resolução de problemas mais rapidamente;
  • redução de conflitos gerados por falhas de comunicação;
  • melhor atendimento ao cliente;
  • maior eficiência nas ações de marketing, entre outros.

Transparência na organização

Um valor cada vez mais importante para as organizações e para sociedade é a transparência. Os clientes, por exemplo, desejam entender se estão, de fato, realizando suas compras ou fechamento de contratos com um negócio idôneo ou, então, se essa empresa segue os princípios que são importantes para eles (por exemplo, se uma indústria de cosméticos não utiliza testes em animais).

Além disso, fornecedores anseiam por esse valor em suas relações com o negócio. Afinal, em caso de eventual problema, eles não querem ser associados com essa questão. Por meio da tecnologia e da transformação digital, é possível gerar processos com maior transparência. Além disso, dentro da própria organização isso torna-se mais facilitado.

Decisões baseadas em dados

Os dados se tornaram um ativo extremamente essencial nas organizações. Atualmente, quem não trabalha com eles de forma adequada fica defasado no mercado, perdendo grandes oportunidades.

As ferramentas de coleta e análise de dados conseguem, atualmente, processar grandes volumes de informações e apresentar análises estruturadas de forma precisa muito rapidamente. Isso é fundamental para aproveitar brechas importantes e, também, em momentos de crise.

Além disso, permite prever situações e preparar sua empresa elas. Por exemplo, por meio de um data analytics eficiente, é possível antecipar crises e realizar as medidas necessárias para evitar complicações.

Outro ponto é: ao precisar tomar decisões importantes para sua empresa, poderá realizá-las com dados que suportem suas ideias. Por exemplo: é o momento para uma expansão da empresa? Com as informações em mãos, é possível projetar cenários e avaliar se realmente é o momento para isso, ou se é melhor esperar uma eventual mudança.

Acesso fácil às informações

Atualmente, praticamente todos os setores trabalham, em alguma medida, com informações:

  • o marketing precisa identificar como o cliente se relaciona com site, redes sociais e suas respostas, para afinar estratégias;
  • o setor de vendas precisa identificar se aquele lead já está qualificado para uma intervenção;
  • a área financeira necessita avaliar se é possível liberar determinados investimentos para otimizar outros setores.

Ou seja, no dia a dia, tem se tornado cada vez mais natural e necessário que os gestores trabalhem com dados de outros setores, gerando um fluxo informacional em toda a empresa. E isso só é possível com o acesso fácil às informações, gerado pela transformação digital.

A adoção de sistemas ERP (Enterprise Resource Planning), por exemplo, é um marco revolucionário. Os gestores podem encontrar rapidamente as informações da sua área e de outros setores e utilizá-las em suas rotinas, sem a necessidade de fazer solicitações por e-mail.

Obtém-se, assim, um fluxo informacional mais consistente, com rotinas mais bem adequadas para os novos tempos, o que traz agilidade e eficiência.

Maior organização

Um exemplo simples mostra o quanto você pode ganhar com maior organização, adotando a transformação digital em sua empresa. Pense hoje em como é o arquivo físico do negócio, o qual contém registros, relatórios, atas, contratos e demais documentos importantes.

Quanto tempo demanda para que seja possível arquivar um documento dentro de uma organização aceitável, tornando esse espaço funcional quando necessário? E ao solicitar a vista de um documento presente no local, quais são os procedimentos necessários para manter a organização do local?

Trabalhoso, não é mesmo? E, ainda assim, falhas podem ocorrer e prejudicar a organização interna desse setor. Com a transformação digital, isso é melhorado potencialmente.

Ao digitalizar um documento, por meio de metadados inseridos no cadastro, ele já está vinculado a determinados setores e temas. Precisa ter acesso a um contrato? Simples: vá ao sistema de gestão de documentos, pesquise pela palavra-chave e rapidamente terá o acesso desejado.

Isso de forma prática, rápida, sem criar possíveis desordens no arquivo. Os conteúdos continuarão no mesmo local, obedecendo a mesma organização, sem maiores problemas.

Para negócios que trabalham com alto volume de documentos ou necessidade de consultas constantes (como grandes escritórios de advocacia), isso é fundamental. O tempo perdido em um arquivo digital desorganizado pode comprometer as atividades e gerar prejuízos de imagem para o cliente final. Nada bom, não é mesmo?

A transformação digital veio para ficar. Ela não é mais para o futuro, mas, sim, para o presente da organização. Por isso, não há espaço para protelar: se você ainda não a adota em seu negócio, é o momento de começar a planejar essa mudança. Os benefícios e impactos são diversos e você sentirá os efeitos rapidamente em seu negócio. Portanto, comece o quanto antes e leve a sua empresa para um novo nível de modernidade.

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